Грязная CRM обычно выглядит как проблема сотрудников, но чаще это проблема правил: слишком много полей, непонятные справочники и отсутствие обратной связи. За неделю можно не «почистить всё», а построить систему, которая перестаёт снова загрязняться.
- Оставить 5–7 действительно важных полей
- Ввести правила дублей и причин потерь
- Закрепить еженедельный контроль качества
День 1. Определите, какие данные реально используются
Возьмите отчёты, документы и решения руководителя. Выпишите только те поля, которые влияют на маршрут, сегментацию или управленческий показатель. Остальные кандидаты — на удаление, скрытие или перенос в необязательные.
- Источник/канал
- Продукт или категория
- Ответственный
- Следующее действие
- Причина потери
- Сумма — если она реально известна на этом этапе
День 2. Приведите справочники к одному языку
Два значения «Москва» и «г. Москва», десять вариантов причины «дорого» и свободное поле вместо категории делают аналитику хрупкой. Для повторяющихся бизнес‑значений используйте короткие справочники.
День 3. Настройте антидубли
Определите, что считать одной компанией и одним контактом. В B2C обычно ключевые признаки — телефон/email, в B2B добавляются ИНН и домен. Решите заранее: когда объединяем автоматически, когда только предупреждаем.
Не удаляйте дубли массово без правил объединения: вместе с карточкой можно потерять историю коммуникаций, сделки или ответственного.
День 4. Обязательные поля — только в нужный момент
Не требуйте реквизиты клиента на первом звонке, если они нужны только перед договором. Делайте поле обязательным на той стадии, где без него невозможно продолжить процесс. Так качество растёт без сопротивления команды.
День 5. Нормализуйте причины проигрыша
Причина должна давать управленческое действие. «Не купил» ничего не объясняет. «Цена выше бюджета», «срок поставки», «выбрали конкурента», «не целевой запрос» — уже позволяют менять продукт, маркетинг или процесс.
День 6. Автоматизируйте профилактику
Добавьте минимум автоматизаций: проверка следующего действия, напоминание о незаполненном ключевом поле, контроль сделки без активности и маркировка потенциального дубля.
День 7. Запустите отчёт качества данных
Раз в неделю смотрите не «кто плохо заполняет CRM», а где правила не работают. Если одно поле пустое у половины команды, возможно, оно не нужно или его трудно получить.
| Показатель | Норма | Что делать при отклонении |
|---|---|---|
| Сделки без следующей задачи | ≈ 0% | Проверить автоматизацию/правило этапа |
| Пустая причина проигрыша | ≈ 0% | Сделать обязательной при закрытии |
| Дубли | Стабильно снижаются | Уточнить правила поиска |
| Неизвестный источник | Минимум | Проверить интеграции и UTM |
Перед тем как закрыть задачу
- ✓Есть словарь ключевых полей
- ✓Справочники не дублируют значения
- ✓Правила дублей согласованы
- ✓Обязательность включается по этапу
- ✓Есть отчёт качества данных раз в неделю
Цель уборки — не идеальная база в пятницу вечером. Цель — правила, благодаря которым в следующий понедельник данные снова не превращаются в хаос.
