Хороший аудит CRM — не ревизия количества полей и роботов. Его задача — проверить, помогает ли система двигать сделку и работу команды по понятным правилам. Ниже — сценарий, который можно пройти вместе с РОПом или ответственным за Bitrix24 за один час.
- Проверить данные, воронку и ответственность
- Найти 3 главные «пробки» процесса
- Собрать спринт улучшений на 1–2 недели
0–10 минут. Начните с результата, а не с настроек
Откройте не административную часть, а рабочую воронку. Выберите 5–10 недавних сделок: успешные, проигранные и зависшие. По каждой попробуйте восстановить путь от входящего обращения до текущего статуса.
Если по карточке нельзя быстро понять «что происходит сейчас, кто отвечает и какой следующий шаг», проблема уже найдена — CRM хранит данные, но не управляет процессом.
- У каждой активной сделки есть ответственное лицо
- Есть понятный следующий шаг и срок
- Источник обращения заполнен единообразно
- Причина проигрыша конкретна, а не «другое»
10–20 минут. Проверьте качество данных
Отчёты полезны только настолько, насколько стабильны правила заполнения. Не пытайтесь сделать обязательными все поля. Выберите небольшой набор данных, без которых невозможно принять решение или построить отчёт.
| Что проверяем | Плохой сигнал | Что должно быть |
|---|---|---|
| Источник | «Реклама», «Сайт», пусто вперемешку | Единый справочник + UTM там, где нужны |
| Следующее действие | Комментарий в свободной форме | Задача/дата следующего касания |
| Причина отказа | Большинство — «другое» | 5–10 управляемых причин |
| Ответственный | Меняется без истории | Понятное правило назначения |
20–35 минут. Сверьте воронку с реальным процессом
Стадия должна отвечать на вопрос «что уже произошло и что теперь нужно сделать». Если сотрудник выбирает стадию по настроению или одинаковая стадия означает разные вещи у разных менеджеров, отчёт по конверсии становится декоративным.
- Для каждой стадии есть критерий входа и выхода
- Есть лимит времени или хотя бы ожидаемый срок
- Переход не требует заполнять поля, которые никто не использует
- После ключевого перехода автоматически появляется следующий шаг
35–45 минут. Найдите ручной контроль
Спросите руководителя: «Что вы проверяете руками каждый день?» Список обычно быстро показывает, где должна работать система: просрочки, сделки без активности, новые лиды без ответа, документы без согласования.
Автоматизировать нужно не всё действие целиком, а контрольную точку: поставить задачу, напомнить, запретить переход без данных, эскалировать просрочку.
Красный флаг: если руководителю нужен отдельный Excel, чтобы понять реальное состояние воронки, сначала исправляйте данные и процесс, а не стройте ещё один отчёт.
45–55 минут. Проверьте управленческий экран
Руководителю редко нужны десятки графиков. Достаточно одного экрана, который отвечает на четыре вопроса: сколько нового пришло, где замедлились, где теряем, что требует вмешательства сегодня.
- Новые обращения и скорость первого ответа
- Сделки без активности и просроченные задачи
- Конверсия между ключевыми стадиями
- Причины проигрыша и отклонения от плана
55–60 минут. Сформируйте backlog, а не список пожеланий
Разделите найденное на три группы. P1 — мешает продажам или искажает данные прямо сейчас. P2 — сокращает ручную работу. P3 — улучшения интерфейса и «хотелки». На ближайший спринт берите 5–10 задач, а не полный редизайн CRM.
| Приоритет | Пример | Критерий готовности |
|---|---|---|
| P1 | Лид может остаться без ответственного | 100% новых лидов назначаются автоматически |
| P1 | Нет следующего действия | Активная сделка не остаётся без задачи |
| P2 | Счёт создаётся вручную | Шаблон/интеграция сокращает повторный ввод |
| P3 | Хотим другой цвет стадий | Делать только после устранения P1/P2 |
Перед тем как закрыть задачу
- ✓Возьмите реальные сделки, а не демо‑данные
- ✓Зафиксируйте 3 измеримые проблемы «до»
- ✓Назначьте владельца каждой правки
- ✓Не ставьте больше 10 задач в первый спринт
- ✓Через 7–14 дней повторите тот же аудит и сравните
Если после часа вы можете назвать три узких места, их владельцев и метрики — аудит удался. Если получился только длинный перечень настроек, вернитесь к реальному маршруту сделки.
