Смарт-процесс — это настраиваемая сущность Bitrix24 со своей карточкой, стадиями, правами и автоматизацией. Он полезен, когда стандартной сделки, контакта или задачи недостаточно, но отдельное внешнее приложение пока не нужно.
- Не создавайте смарт-процесс только ради отдельной карточки.
- Стадии должны описывать состояние объекта, а не список действий сотрудника.
- Связи с CRM и ответственными лучше определить до переноса данных.
Когда нужен смарт-процесс
Хороший кандидат — объект, который живёт дольше одной задачи и проходит несколько состояний: договор, заявка на оплату, закупка, объект недвижимости, внутреннее обращение или производственный заказ.
Сначала определите карточку
- Какие поля обязательны при создании.
- Какие данные приходят из CRM или другой системы.
- Кто является ответственным.
- С какими сделками, контактами или компаниями объект должен быть связан.
Как проектировать стадии
Стадия должна отвечать на вопрос «в каком состоянии объект сейчас». Действия вроде «позвонить» или «отправить письмо» лучше оставлять задачами и автоматизацией, а не превращать в отдельные этапы.
Что автоматизировать
На смене стадии можно создавать задачи, отправлять уведомления, проверять обязательные данные, запускать согласование или создавать связанную сущность. Начинайте с действий, которые действительно повторяются.
Как не получить второй CRM внутри CRM
Если смарт-процесс полностью повторяет сделку и содержит те же поля, скорее всего, сущность выбрана неправильно. Лучше заранее определить, что относится к продаже, а что — к отдельному операционному объекту.
Перед тем как закрыть задачу
- ✓Есть самостоятельная бизнес-сущность
- ✓Стадии описывают состояние
- ✓Определены связи с CRM
- ✓Права понятны
- ✓Автоматизация не дублирует существующие роботы
Смарт-процесс хорош, когда делает структуру компании понятнее. Если после его создания сотруднику стало сложнее определить, где искать информацию, модель нужно пересмотреть.
